ISO/IEC 17021-1 – Deel 2: hoe kiest u uw certificatie-instelling en bereidt u uw teams voor

Lees Deel 1: wat de norm regelt, en wat dat verandert voor het geauditeerde bedrijf

ISO/IEC 17021-1 richt zich tot certificatie-instellingen, maar de eisen ervan hebben rechtstreekse gevolgen voor bedrijven. Dit tweede deel behandelt de praktische kant: uw certificeerder kiezen op de juiste criteria, uw teams voorbereiden voorbij de documentatie, en de twee niveaus van non-conformiteit begrijpen.

Uw certificeerder kiezen: voorbij de prijs

De keuze van de certificeerder wordt vaak behandeld als een gewone aankoopbeslissing, door tarieven tussen verschillende geaccrediteerde instellingen te vergelijken. Dat is een veelvoorkomende en op termijn kostbare vergissing.

Wat de kwaliteit van een audit bepaalt, is in de eerste plaats de sectorcompetentie van de toegewezen auditor. De norm eist dit, maar niet elke instelling voldoet hieraan met dezelfde striktheid. Vóór ondertekening zijn deze vragen gerechtvaardigd:

• Heeft de beoogde auditor concrete ervaring in uw sector?
• Hoe gaat de instelling om met een belangenconflict als uw auditor in het verleden banden had met uw bedrijf?
• Wat is de beslissingsprocedure na de audit, en wie neemt daaraan deel?
• Welke termijnen gelden voor de afhandeling van vastgestelde non-conformiteiten?

Een instelling die deze vragen niet duidelijk kan beantwoorden, verdient verder doorvragen vóór enige verbintenis.

Uw teams voorbereiden: voorbij de documentatie

Een doeltreffende voorbereiding beperkt zich niet tot het bijwerken van procedures en registraties. De auditor zal operatoren, werkplaatsverantwoordelijken en terreincoördinatoren ontmoeten. Deze mensen moeten hun rol in het managementsysteem kunnen uitleggen, niet alleen documenten kunnen voorleggen.

Drie punten om te controleren vóór een audit:

• Begrijpen de operationele medewerkers de procedures die hen aangaan? De auditor zal rechtstreekse vragen stellen aan mensen op het terrein. Een antwoord dat de schriftelijke documentatie tegenspreekt, is een sterk signaal voor de instelling.
• Zijn de registraties actueel en toegankelijk? Een doeltreffend systeem is een aantoonbaar systeem. Het bewijs moet bestaan op het moment van de audit, niet achteraf worden gereconstrueerd.
• Worden bekende disfuncties gedocumenteerd en aangepakt? Een afwijking proberen te verbergen werkt averechts. Een strikte instelling zal ze uiteindelijk opsporen. Een gedocumenteerde afwijking met een lopende corrigerende actie is een teken van systeemvolwassenheid, geen reden voor weigering van certificering.

Non-conformiteiten: de twee niveaus begrijpen

De norm maakt onderscheid tussen grote en kleine non-conformiteiten. Dit onderscheid heeft concrete gevolgen voor het verdere verloop van de audit.

Een grote non-conformiteit stelt het verkrijgen of behouden van de certificering ter discussie. Ze wijst op een structureel falen van het systeem: het ontbreken van een vereist proces, een systematische kloof tussen wat geschreven staat en wat gedaan wordt, of een vastgesteld risico dat niet wordt aangepakt. Ze vereist een geverifieerde corrigerende actie vóór elke gunstige beslissing.

Een kleine non-conformiteit identificeert een geïsoleerde afwijking of een eenmalige zwakte. Ze verhindert de certificering niet, maar moet worden aangepakt binnen een met de instelling overeengekomen termijn, en kan worden opgevolgd bij de volgende opvolgingsaudit.

Dit onderscheid kennen maakt het mogelijk de vaststellingen van de auditor correct te interpreteren, in plaats van onevenredig te reageren op elke observatie.

De meest voorkomende fouten

Enkel op prijs kiezen. Een goedkopere audit is niet noodzakelijk een kwaliteitsvolle audit. De competentie van de auditor en de striktheid van het proces hebben een kostprijs.

De audit als een geïsoleerde gebeurtenis behandelen. De certificering past in een cyclus van drie jaar. Opvolgingsaudits zijn geen formaliteiten. Ze verwaarlozen, of niet voortbouwen op hun bevindingen, verzwakt geleidelijk de waarde van het systeem.

De rol van de auditor verwarren. Hij is geen consultant, geen inspecteur. Hij beoordeelt de conformiteit en de doeltreffendheid van het systeem. Hem vragen stellen over oplossingen valt buiten het bereik van zijn opdracht.

Enkel de documentatie voorbereiden. Een managementsysteem dat bestaat in documenten maar niet in de praktijk, zal aan het licht komen tijdens gesprekken met operationele teams. De voorbereiding moet even operationeel als documentair zijn.

Lees Deel 1: wat de norm regelt, en wat dat verandert voor het geauditeerde bedrijf